Come leader, è essenziale impegnarsi regolarmente in incontri individuali con i tuoi collaboratori diretti. Tuttavia, come si introducono questi incontri e li si rende efficaci? Qual è il processo per una interazione uno su uno di successo?

La mia esperienza con i meeting individuali

Durante il mio periodo come responsabile, ho condotto numerosi incontri con i miei collaboratori diretti. Guardando indietro, mi rendo conto dell'importanza di avere sessioni individuali più frequenti e costanti. Questi incontri si sono dimostrati di valore inestimabile nel costruire la fiducia con i membri del mio team.

Quando si programmano i meeting individuali con altri dirigenti, emerge un sentimento comune: riconoscere la loro importanza ma avere difficoltà a trovare il tempo per loro a causa delle priorità.

Se realmente valorizzi le interazioni individuali, dedicare almeno 20 minuti ogni settimana o ogni 14 giorni a ciascuno dei tuoi collaboratori diretti è cruciale.

Sebbene siano sfidanti, queste conversazioni generano significativi ritorni nel tempo, risparmiando sia tempo che risorse. Fatte in modo efficace, favoriscono un team motivato allineato alla tua visione.

Gli incontri uno a uno regolari consentono una migliore comprensione dei tuoi dipendenti e favoriscono la fiducia, semplificando la delega delle attività.

Partecipando a questi incontri, migliora la comprensione delle situazioni dei dipendenti e si ottengono spunti su come sostenerli.

Come avviare un meeting indivuduale

Avviare un incontro uno a uno di successo comporta il rispetto di determinati principi. Diamo un'occhiata al processo:

1. Scegliere il giusto ambiente: Optare per un ambiente calmo e rilassato, che potrebbe estendersi al di fuori dell'ufficio, ad esempio durante una passeggiata, creando un incontro informale "in movimento".

2. Focus sulla persona: Mantenere un'attenzione totale sull'impiegato durante la conversazione, evitando qualsiasi distrazione. Assicurarsi che lo smartphone sia spento.

3. Parola al dipendente: In un incontro uno a uno, è l'impiegato a parlare principalmente. È una piattaforma per permettere loro di condividere, mentre tu ascolti.

Struttura del meeting individuale

Sebbene ogni incontro sia unico, stabilire una struttura generale può essere utile, specialmente all'inizio di questi incontri:

Parte 1: Tempo dell'Impiegato Inizia con una domanda, poi ascolta attentamente. Questa fase consente al collaboratore diretto di discutere di questioni che sono importanti per loro.

Parte 2: Tempo del Manager Questa è la tua opportunità per affrontare problemi, offrire feedback, discutere obiettivi, cambiamenti organizzativi e raccogliere il punto di vista dell'impiegato.

Part 3: Focus al futuro Parla dei piani futuri e informa sull'agenda dell'impiegato. Se ci sono azioni concordate, riassumile alla chiusura dell'incontro.

Adatta la struttura alle tue esigenze. Queste sessioni possono essere più brevi, più lunghe o mettere l'accento su parti specifiche in base al contesto.

Iniziare la conversazione

Avviare conversazioni nei meeting individuali richiede domande aperte:

• "Come stai?"

• "Quali sfide stai affrontando?"

• "C'è qualcosa di cui hai bisogno di supporto?"

• "Qual è la tua opinione sui recenti cambiamenti aziendali?"

Queste domande incoraggiano la partecipazione, la condivisione di opinioni e il dialogo aperto.

Affrontare il disagio

Se ti senti a disagio nell'iniziare incontri uno a uno, affronta la questione apertamente:

• Esprimi il tuo impegno per incontri individuali regolari.

• Riconosci eventuali disagi iniziali.

• Sottolinea l'obiettivo di migliorare la collaborazione.

• Invita il contributo dell'impiegato sulla questione.

La forza degli incontri individuali

Il principale vantaggio degli incontri uno a uno è offrire ai dipendenti un tempo dedicato e ininterrotto. Segnala apprezzamento e favorisce un senso di importanza. Queste interazioni forniscono una piattaforma per gli impiegati per condividere pensieri e preoccupazioni.

Ricorda, questi incontri riguardano l'impiegato, non il leader. Mostra un genuino interesse nel loro lavoro e nella loro personalità. Nel tempo, gli incontri ben gestiti possono trasformare significativamente la dinamica di leadership e i risultati per tutti i coinvolti.

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